为什么你的表格数据枯燥无味?原来是不会使用这个功能


来自:Excel技巧精选(微信号:ExcelSkill),作者:技巧妹 

试想如果每天都要处理几十甚至上百张的表格数据,面对一堆密密麻麻的数字,哪个人不会感到沉闷压抑呢?可不可以让表格数据变得生动有趣一些呢?


那你可得好好认识一下Excel的条件格式了,如果利用好这个功能,可以很大程度上改善表格数据的设计性,大大提高表格的可读性。


下面我们来看看条件格式的8种常见应用:


1
突出显示重复值 

如下图表格,需要把重复记录的销售员姓名突出显示出来:条件格式--突出显示单元格规则--重复值--设置格式--确定。



2
突出显示前三名

这里我们要突出显示销量前三的数据:选中B2到B11数据区域--条件格式--最前/最后规则--其它规则--最高设置数字:3--格式--填充里选择所需颜色--确定。



3
突出显示最大值和最小值

我们也可以通过条件格式中的公式设置,突出显示最大和最小值:条件格式--新建规则--使用公式确定要设置格式的单元格--为符合此公式的值设置格式:=$B2=MAX($B$2:$B$11)--格式--字体设置--确定。如果是最小值,公式设置为:=$B2=MIN($B$2:$B$11)即可。



4
数据条实现图形化效果

在条件格式里可以通过数据条直观展示数值大小,实现数据图形化效果:条件格式--数据条--选择数据条样填充



还可以设置数据条最大值,把最大值作为目标值,如果数值达到最大值,数据条将充满整个单元格,从而体现出数据的达成情况。



5
三色刻度展示数据分布

三色刻度属于色阶范围,通过单元格颜色的不同来展示数据的大小分布情况:选中B2到G11数据区域--条件格式--色阶--其他规则--格式样式选择“三色刻度”--最小值、中间值和最大值的值和颜色可默认也可自行设置--确定。



6
图标集分层并增强可视性

条件格式里面有很多图标集样式,我们可以添加图标集进行数据分层显示,也增强了可视性:选中B2到B11数据区域--条件格式--图标集--其他规则--图标集--选择图标样式--设置图标代表的值类型和大小范围(这里我们选择旗子图标,>=300的数字显示红旗,300>且>=200的数字显示黄旗,其它显示绿旗)--确定。



7
隔行填充颜色

我们曾讲过利用超级表格快速实现表格的隔行填充,这里我们也可以用条件格式设置来实现:条件格式--新建规则--使用公式确定要设置格式的单元格--为符合此公式的值设置格式:=MOD(ROW(),2)=1--格式--填充里面选择所需颜色--确定。



8
根据公式条件突出显示行

比如这里我们要突出显示销售额高于7000的行信息:选中A2到D11数据区域--条件格式--新建规则--使用公式确定要设置格式的单元格--为符合此公式的值设置格式:=$D2>7000--格式--填充里面选择所需颜色--确定。


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